Lorsqu’elle craint que des éléments puissent disparaître, l’administration fiscale peut procéder à un contrôle dans les locaux de l’entreprise, sans information préalable.
Étendue du contrôle
Le contrôle inopiné se limite à la constatation matérielle des éléments physiques de l’exploitation ou de l’existence et de l’état des documents comptables. À ce stade, l’administration ne réalise pas d’examen critique des documents comptables, ni de rapprochement entre ces documents et les déclarations de l’entreprise vérifiée. La présence d’un conseil n’est d’ailleurs pas requise.
En pratique, les constatations matérielles consistent notamment, pour le vérificateur, à dresser l’inventaire des moyens de production immobiliers, mobiliers et humains mis en œuvre dans l’entreprise, des matières et éléments en stock ainsi que des valeurs en caisse. Il a aussi la possibilité d’effectuer en magasin un relevé des prix pratiqués, par article vendu, au regard des étiquettes ou panneaux d’affichage.
Modalités d’exercice
L’avis de vérification est remis en mains propres à l’entreprise au début des opérations de constatation.
Dans le cadre d’une vérification de comptabilité, l’administration doit, avant toute intervention sur place, informer l’entreprise de la date du début des opérations de contrôle par l’envoi d’un avis de vérification. Lorsque cette vérification est précédée d’une intervention inopinée, l’avis est remis directement en mains propres à l’entreprise au début des opérations de constatation.
À savoir :
L’avis de vérification doit comporter des mentions obligatoires, dont certaines sont requises par la loi. Il s’agit notamment de l’indication des années soumises à vérification et de la faculté pour l’entreprise de se faire assister par un conseil de son choix. Des éléments que l’entreprise doit vérifier car, à défaut, elle peut se prévaloir de l’irrégularité de la procédure.
Le vérificateur intervient au principal établissement de l’entreprise vérifiée, lieu où la comptabilité doit être présentée, et dans tous les locaux professionnels au sein desquels il peut effectuer les constatations.
Les opérations de contrôle se déroulent en présence du contribuable.
À l’issue des constatations, un état est dressé contradictoirement par le vérificateur et l’entreprise. Établi en double exemplaire, il doit préciser les noms et qualité des agents ayant procédé au contrôle, les lieux d’intervention et les constatations effectuées.
Prise de copie
En présence d’une comptabilité informatisée, le vérificateur peut désormais prendre copie de fichiers informatiques dont il constate l’existence lors du contrôle inopiné afin d’éviter la modification, voire la destruction, accidentelle ou volontaire, des fichiers entre le contrôle inopiné et l’examen au fond des documents comptables.
La prise de copie concerne, d’une part, les fichiers relatifs aux informations, données et traitements informatiques et, d’autre part, la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements.
En pratique, le vérificateur réalise deux copies des fichiers, l’une remise à l’entreprise et l’autre conservée par l’administration. Elles sont placées sous scellés selon des modalités de sécurisation précisées récemment par arrêté du 11 mars 2015. Un procès-verbal est ensuite dressé en double exemplaire.
Portée du contrôle
Une fois les constatations du contrôle inopiné réalisées, l’administration peut, à l’issue d’un délai raisonnable permettant à l’entreprise de faire appel à son conseil, commencer l’examen au fond des documents comptables.
Les deux copies prises par l’administration en présence d’une comptabilité informatisée doivent alors être confrontées pour vérifier qu’elles sont identiques et qu’aucune modification n’est intervenue sur les fichiers informatiques. En pratique, les enveloppes contenant les copies des fichiers sont ouvertes en présence du contribuable.
L’administration ne peut toutefois pas utiliser ces copies pour vérifier la comptabilité informatisée. Cette vérification devant être effectuée à partir du fichier des écritures comptables (FEC) remis au début de la procédure. Mais, par exception, l’administration peut utiliser les copies réalisées dans le cadre du contrôle inopiné notamment en cas d’altération des scellés ou des fichiers copiés ou de non-présentation du FEC.
Enfin, attention, si les opérations de contrôle inopiné s’inscrivent dans le cadre de la vérification de comptabilité, elles n’en constituent toutefois pas le commencement. Elles n’ont pas à être prises en compte pour apprécier la durée de la vérification. Le délai de 3 mois dont bénéficient les petites entreprises ne se décompte donc pas à partir de la première intervention sur place du vérificateur mais à partir du moment où l’administration commence à contrôler sur place la sincérité des déclarations fiscales de l’entreprise par comparaison avec les écritures comptables.
Rappel :
La durée de la vérification de comptabilité ne peut pas, en principe, excéder 3 mois pour les entreprises dont le montant annuel HT du chiffre d’affaires ou des recettes brutes n’excède pas :
– 783 000 € pour les activités de vente de biens, de denrées et de prestations d’hébergement ;
– 236 000 € pour les autres prestataires de services ;
– 350 000 € pour les activités agricoles.