Depuis le 1er avril 2013, les employeurs qui ont opté pour cette déclaration peuvent déposer leurs fichier EDI sur le portail de « Net Entreprise ».
Actuellement dans sa phase facultative, cette formalité doit être effectuée chaque mois et pour chaque salarié, déclarer les rémunérations et les évênements survenus au cours du mois considéré.
Cette déclaration doit être effectuée le 5 du mois civil suivant, lorque les cotisations de sécurité sociale sont acquittées mensuellement, ou le 15 du mois civil suivant, dans les autres cas.
Tant que l’employeur n’a pas demandé la radiation de son compte auprès de l’Urssaf, il doit effectué cette déclaration même si aucune rémunération n’a été versée au cours du mois.
La déclaration des événements : maladie, maternité, congé parental, fin du contrat de travail doit, en principe, être effectuée au plus tard en même temps que la déclaration des rémunérations.
Lorsque ces événements interviennent avant le 15 du mois, et dans les cas suivants : fin du contrat de travail, et, lorsque l’employeur n’est pas subrogé dans les droits de l’assuré aux indemnités journalières, début et fin de l’arrêt de travail pour cause d’accident ou de maladie non professionnelle, de congé de maternité, d’adoption ou de paternité et d’accueil de l’enfant. Ces événements ainsi que les rémunérations du mois civil précédent devront être déclarés dans un délai à fixer par arrêté qui ne pourra excéder 5 jours ouvrés (CSS art. R 133-14, I, al. 4 et II).
Le défaut de production de la déclaration sociale nominative dans les délais prescrits, l’omission de salariés devant y figurer ou l’inexactitude des rémunérations déclarées entraîne l’application de la pénalité suivante : 7,5 € par salarié manquant ou par inexactitude dans la limite de 750 € par mois et par déclaration. Cette pénalité est recouvrée et contrôlée suivant les règles prévues pour les majorations de retard en matière de cotisations (CSS art. R 133-14, III).
Les employeurs ayant opté pour la souscription de la DSN dès 2013 doivent informer les salariés des données accessibles dans le cadre de cette déclaration et des conditions dans lesquelles ils peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification (Décret art. 6-IV).