Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises tenant leur comptabilité au moyen d’un système informatisé doivent, en cas de contrôle, fournir à l’administration fiscale leur comptabilité sous la forme de fichiers dématérialisés. Une obligation lourde de conséquences lorsqu’elle n’est pas respectée.
Le fichier des écritures comptables (FEC) est désormais le seul mode de présentation accepté par l’administration dans le cadre d’une vérification de comptabilité tenue sur informatique. Les services fiscaux en font la demande par avis de vérification ou lors d’un contrôle inopiné dès le début de la procédure. Être en capacité de le remettre sans délai au vérificateur constitue donc une nécessité absolue.
Le FEC est un fichier normé. Pour être accepté par le vérificateur, il doit, en effet, répondre à un format particulier. Le logiciel « Test Compta Demat » librement téléchargeable sur le site de la DGFIP (economie.gouv.fr) permet de vérifier la validité de la structure d’un FEC.
Il est important de savoir que le défaut de remise du FEC ou son rejet pour non-conformité est passible d’une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Et l’incapacité à remettre un FEC peut même être assimilée à une « opposition à contrôle fiscal » pouvant conduire à un redressement d’office assorti d’une majoration de 100 % des droits rappelés !