Art. 33, loi n° 2014-1545 du 20 décembre 2014, JO du 21
Les factures doivent être stockées sous leur forme originale (papier ou électronique) et conservées pendant 6 ans à compter de la date de leur établissement par l’entreprise émettrice et par l’entreprise destinataire. Au cours de cette période, les entreprises ont également l’obligation de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de ces factures.
Pour cela, lorsque la facture est transmise sous forme papier ou sous forme électronique sans recourir à la signature électronique qualifiée ou à un message structuré selon une norme convenue entre les parties, l’entreprise doit mettre en place des contrôles documentés et permanents afin d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde.
Actuellement, les documents permettant d’établir une piste d’audit fiable doivent également être conservés sous leur forme originale, pendant 6 ans.
À noter :
les documents constitutifs de la piste d’audit fiable peuvent être établis par l’entreprise (devis, bon de commande…) ou par des tiers (extraits de compte…).
La loi de simplification vient d’assouplir les modalités de conservation de ces documents qui pourront être conservés sur support papier ou électronique, quelle que soit leur forme d’origine, au choix de l’entreprise. Les entreprises pourront ainsi, dans le cadre de leur archivage, numériser les documents établis ou reçus sous forme papier.
Attention :
la simplification des modalités de conservation ne s’applique qu’aux documents constitutifs de la piste d’audit fiable et non aux factures sécurisées par cette piste d’audit fiable.
Cette mesure s’appliquera à la date de publication de l’arrêté fixant les modalités d’archivage électronique et au plus tard le 1er janvier 2016.