Nous vous rappelons que les documents comptables d’une entreprise doivent être conservés à titre de preuve.
Le Code de commerce prévoit un délai de conservation pour le livre journal, le livre d’inventaire et le grand livre ainsi que pour les pièces justificatives de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
Dans une action en droit civil, la durée légale de conservation des pièces comptables est portée à 30 ans.
Même s’il est conseillé d’appliquer un délai de conservation de 10 ans, sur le plan fiscal, le délai de prescription est de 6 années (délai pouvant dans certains cas être allongé).
Les documents établis sur support informatique doivent être conservés sous cette forme durant une durée minimale de trois ans. A l’issue de cette période, la conservation peut être effectuée sur tout support au choix du contribuable.
Le tableau suivant synthétise les éléments décrits ci-dessus :
Tableau synthétique reprenant la durée de conservation des documents comptables, fourni par le Cabinet Eridya, expert-comptable à Angers
Dans la pratique, il convient de mettre en place un système de sauvegarde pérenne permettant une exploitation indépendante ultérieure des données. Les fichiers concernés portent à la fois sur les écritures comptables et sur les programmes de gestion commerciale et gestion des stocks.
Il convient de conserver des sauvegardes informatiques en dehors des locaux de l’entreprise.